Najčešća pitanja

faq

Najčešča pitanja

Zašto e-Račun?

Korišćenjem e-račun, koji se šalje, obrađuje i stiže elektronskim putem, u velikoj meri olakšava se poslovanje, ali se i obezbeđuje njegova efikasnost.
Njegovom upotrebom izbegava se nepotreban trošak štampanja, kovertiranja, adresiranja i fizičke predaje računa.
Takođe, e-račun podrazumeva i automatsku potvrdu prijema i drfinisanje statusa od strane primaoca, što im daje status preporučene pošiljke, čime je omogućena brža i bolja mogućnost naplate.

Šta je e-račun?

Elektronski račun je dokument potpuno izjednačen sa klasičnim, papirnim računom, a izdaje se, prima i obrađuje elektronskim putem. Drugim rečima, e-račun predstavlja razmenu računa (faktura) i propratnih informacija od pravnog lica do njegovih klijenata, koristeći elektronsku infrastrukturu, uglavnom internet.

Da li je e-Račun zakonski priznat?

Ne samo da je e-faktura ili e-račun zakonski priznat kao i račun u papirnom obliku, već će biti i zakonski obavezna.
Odredba novog Zakona o računovodstvu (Službeni glasnik RS br. 73/2019) koja se odnosi na e-fakture, u potpunosti će početi da se primenjuje počev od 1. jula 2021. godine u javnom sektoru, odnosno od 1. januara 2022. godine celokupnoj privredi.
Ovom odredbom propisano je da se faktura (račun) kao računovodstvena isprava sastavlja i dostavlja pravnim licima i preduzetnicima u elektronskom obliku i da mora biti potvrđena od strane odgovornog lica koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom potvrđuje njenu verodostojnost – slanje i verifikacija e-računa.

Šta je servis e-Pismonoša?

Servis e-Pismonoša je internet servis koji omogućuje elektronsku razmenu e-računa između dobavljača i kupca sa upravljanjem poslovnih procesa izdavanja, zaprimanja i arhiviranja e-računa na brži i sigurniji način. Servis je razvila firma ePismonosa na temelju preporuka EU u kojima je e-račun prihvaćen kao standardni oblik računa.

Komunikacija između dobavljača i kupca putem servisa e-pismonosa znatno je brža u odnosu na klasični način poslovanja jer će elektronski račun biti poslat upravo osobi koja ga treba zaprimiti odnosno koja je za to ovlaštena.

Svrha servisa e-Pismonoša je jednostavna, brza i sigurna razmena e-računa između dobavljača i kupca.

Kako mogu postati korisnik servisa e-Pismonosa?

Servis e-Pismonosa koriste pravna lica za razmenu s drugim pravnim licima. Neovisno o veličini pravnog lica, servis je prilagođen upravo za onakav oblik rada na kakav je pravno lice i naviklo. Tako je moguće kreirati, potpisivati i slati e-račune pojedinačno kroz web aplikaciju e-Pismonosa ili automatskom razmenom putem web servisa, odnosno direktno iz računovodstvenog programa korisnika.

Pravna lica mogu koristiti servis e-Pismonosa na sledeće načine:

Detaljnije informacije o načinu registracije na servis e-Pismonosa za oba modela razmene (web aplikacija, web servis) možete pronaći na sledećoj stranici: https://epismonosa.rs/

Što mi je sve potrebno za pristup servisu e-Pismonoša?

Preduslov za pristup servisu e-Pismonoša su digitalni certifikati na kripto uređaju namenjeni za rad putem web aplikacije i/ili aplikacioni sertifikat za autentikaciju internog poslovnog sistema (ERP sustava) pravnog lica na servis e-Pismonoša i potpisivanje izlaznih e-računa.

Kako pristupiti web aplikaciji e-Pismonoša?

Web aplikaciji e-Pismonoša možete pristupiti putem sledeće stranice: https://epismonosa.rs/

Mogu li ovlastiti svoj racunovodstveni program za rad sa servisom e-Pismonoša i na koji način?

Ukoliko pravno lice neće samo pristupati servisu e-Pismonoša, već prava želi da  dodeli drugom pravnom licu, potrebno je ispuniti obrazac Ovlascenje za korištenje servisa e-Pismonoša. Preduslov za ovakav način rada je da pravno lice koji će umesto osnovnog pravnog lica pristupati servisu poseduje ispravne digitalne sertifikate na kripto uređaju (web aplikacija) i/ili aplikacioni sertifikat (web servis).

Obrazac Ovlascenja možete pronaći ovde.

Može li više korisnika biti prijavljeno na servis, za jedno pravno lice?

Na servis može biti prijavljeno više korisnika unutar jednog pravnog lica.

Moja firma šalje mali broj računa mesečno. Koji model je za nas najpovoljniji?

Za pravna lica koji šalju mali broj e-računa izrađena je web aplikacija putem koje se e-računi kreiraju, potpisuju, šalju i zaprimaju pojedinačno. Preduslov za korištenje servisa e-Pismonoša putem web aplikacije je da pravno lice ima validne digitalne certifikate.

Koji su preduslovi za razmjenu e-računa direktno iz našeg računovodstvenog programa?

Servis e-Pismonoša omogućuje povezivanje računovodstvenog programa (ERP-a) sa servisom e-Pismonoša putem web servisa. Razmena e-računa putem web servisa zahteva integraciju, odnosno prilagodjavanje serivsa e-Pismonoša sa postojećim računovodstvenim programom pravnog lica (ERP-om).

Da bi e-račune mogli razmenjivati na taj način potrebno je osigurati web servis za razmenu podataka prema standardnoj XML shemi, imati aplikacioni sertifikat za potpisivanje, imati (SSL) sertifikat za uspostavljanje sigurne veze i obaviti razmenu informacija za mrežna produkcijska podešavane sa obe strane.

Ko vrši integraciju našeg računovodstvenog programa sa servisom e-Pismonoša?

Integraciju sprovodi sistem integrator korisnika, odnosno pravno lice koje se bavi izradom i održavanjem vašeg programa.

ePismonoša će Vama ili pravnom licu koje će vršiti sistemsku integraciju Vašeg programa (ERP-a) i servisa e-Pismonoša osigurati besplatnu podršku koja podrazumeva detaljnu tehničku specifikaciju za razmenu podataka između korisnika i ePismonose, konzultacije i testiranja.

Da li je uz e-račun moguće priložiti popratne dokumente?

Uz e-račun je moguće priložiti različite dokumente (nastale elektronski ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se žele priložiti prilikom slanja e-računa.

Kako se ulazni e-računi knjiže? Moraju li se za e-računi izlistati za knjiženje?

Nije potrebno izlistavanje da bi se e-računi knjižili što znači da ćete e-račune knjižiti na uobičajen način. e-Pismonošu treba posmatrati kao servis za razmenu elektronskih računa, a knjiženje istih kao zasebnu komponentu koja nije deo procesa isporuke i prijema e-računa.

Kome mogu slati e-račune putem servisa e-Pismonoša?

Putem servisa e-Pismonoša možete slati e-račune prema svim registrovanim korisnicima i prema neregistrovanim kupcima koje kreirate kao svoje e-mail primaoce. U ovom slučaju e-račun izlazi iz servisa i njegova isporuka zavisi o primaocu e-pošte na strani primaoca.

Šta web aplikacija omogućuje i kako funkcionise?

Web aplikacija e-Pismonoša omogućava unos, potpis, slanje, overu e-računa vremenskim žigom, primanje potvrde o zaprimljenom e-računu, promenu statusa e-računa, prijem, čuvanje i pretraživanje e-računa.

Rad sa web aplikacijom ima sledeći koncept:

  • dobavljač popunjava e-račun, potpisuje ga elektronskim potpisom i šalje kupcu kroz servis
  • servis zaprima e-račun, proverava potpis i prosljeđuje kupcu
  • kupac zaprima e-račun, prihvata ga i plaća ili odbija
  • dobavljač zaprima potvrdu o isporuci i statusu e-računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen)
  • e-račun se automatski arhivira (poslati/zaprimljeni)

Koristi za pošiljaoca e-računa:

  • sniženje troškova kod izdavanja e-računa
  • ušteda kod stampe e-računa, poštarine i troška materijala
  • poboljšanje odnosa između klijenata
  • programsko dobijanje obavestenja o prijemu
  • brza isporuka omogućava ranije plaćanje e-računa
  • sigurna arhiva e-računa
  • mogućnost brzog pretraživanja poslatih e-računa

Koristi za primaoca e-računa:

  • sniženje troškova u obradi e-računa
  • ušteda vremena i materijala
  • olakšanje pristupa podacima za plaćanje
  • olakšan pristup i korištenje e-računa
  • sigurna arhiva e-računa
  • mogućnost brzog pretraživanja primljenih e-računa

Može li moj e-račun videti neko ko na to ne bi trebao imati pravo?

Razmena e-računa kroz servis e-Pismonoša je potpuno siguran način razmene. E-račun može poslati i zaprimiti isključivo osoba koja ima to pravo.

Koja je maksimalna veličina priloga koja se može priložiti u web aplikaciji e-Pismonoša?

Maksimalna veličina priloga koju podržava web aplikacija je 5 MB. Ukoliko imate potrebu za dodavanjem većeg priloga, predviđeno je korištenje veze na neku eksternu memoriju (npr. Google docs, DropBox, itd.) kroz rubriku „Reference“ i polje „Lokacija eksternog dokumenta“.

Mora li ista osoba unositi i potpisati e-račun?

Ne. Osoba koja unosi e-račun ne mora biti i potpisnik. Jedna osoba može dobiti pravo pripreme e-računa, dok druga osoba može dobiti pravo potpisa i slanja prethodno pripremljenih e-računa.

Kako znam da je moj e-račun zaprimljen u sistem?

Sistem automatski šalje potvrdu koja garantuje da je e-račun uspešno zaprimljen u sistem.

Kako znam je li primaoc prihvatio e-račun?

Po zaprimanju e-računa primaoc ima mogućnost prihvatiti, odbiti ili vratiti e-račun zbog pogrešnih podataka. Ukoliko ga prihvati, Vama odmah dolazi potvrda(promena statusa) da je e-račun prihvaćen.

Mogu li kroz servis čuvati e-račun?

Da. ePismonoša osigurava pohranjivanje svih e-računa koji su razmenjeni kroz servis i čuva ih u izvornom strukturiranom elektronskom obliku na način i u roku utvrđenom iz područja računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje.

ePismonoša svojim korisnicima putem servisa osigurava uvid u kratkoročnu arhivu razmenjenih e-računa tekuće godine za prethodnu godinu.

Gde pronaći arhivu e-računa?

Svi e-računi razmenjeni putem servisa e-Pismonoša automatski se pohranjuju u izdvojenom servisu e-Arhiv. Korisnik može, ukoliko to želi, ugovoriti sa ePismonosom servis e-Arhiv. Servis e-Arhiv omogućuje pohranjivanje elektronskih računa i pripadajućih priloga razmenjenih kroz servis e-Pismonosa i čuva ih u izvornom elektronskom obliku prema važećim zakonskim propisima, za vreme trajanja definisano propisima. Korisniku koji je posao arhiviranja dugoročne arhive preneo na ePismonošu, servis osigurava uvid u arhivu e-računa na način i pod uslovima definisanim ugovorom. Na taj način su e-računi dostupni korisniku za celo vreme pohranjivanja e-računa.

X